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浅谈word的文件保护功能

[10-10 01:06:51]   来源:http://www.xuexibei.com  软件技巧   阅读:9998

概要:心,在来电后进入word时,停电时正在处理的文件会马上重现在工作窗口,而且你只要按任shift敲F5,就会立刻转到文本中你正在编辑的位置。 保留备份是许多编辑软件都有的功能。即在存盘时把上次保存的文件以.BAK作扩展名存盘。这样磁盘上保存了最近两次存盘的内容。万一其中一个受到损坏,还可以以另一个中找回输入的信息。 除了对突发事故的处理外,word中还提供了两种防止文件被别人查看或修改的手段,即“保护口令”和“锁定文件只修改批注”。 在很多编辑软件中都有设定口令的功能,和在WPS中就可以设置8个字符以内的口令,不知道口令的人是无法打开文件的。不过在WPS中的文件设置的令并不十分可靠,别人容易查出来。在word中口令的长度可达15个字符,且极为安全,不知道口令的人是无论如何进不去的。 “锁定文件只修改批注”是word中一项十分有趣的功能。word对你存盘的每个文件都设有一个“摘要信息”,其中一项为当前用户,即建立文件者的姓名,如果你在存盘时指定了“锁定文件只修改批注”,那么,下次用word打开此文件时,和word用户名与文件“摘要信息”中建立文件者的名字不符,那么就只能在文件中加入批注而不能编辑正文。如果名字相符,你将可以任意改动正文,查看别人所加的批注,还可把批注插入到正文中或删去批注。如果你用word起草了一份文稿,然后把它交给别人征求意见,这时就可以使用这一功能。让别人能查看到文件的内容并附上自己的建议而不准他修改正文,对正

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  然而Microsoft的工程师们想人所想,急人所急,对用户输入的信息尽可能地进行了保护。让我们来看看word中文版中的情况吧。
        引起信息丢失的最主要原因是断电或误操作引起的系统崩溃。为防止这类问题,word设置了“自动存盘”和“保留备份”两个功能。
        自动存盘是指word按选定的时间间隔为用户保存文件。你可以指定从1分钟到120分钟间的任意时间间隔。第一次word自动备份时保存整个文件,而在以后保存时,word只保存文件中与上次保存的不同部分,因此word在第一次自动保存时,需要一定的时间,而以后的备份用户几乎觉察不到。对于突然的断电你根本用不着担心,在来电后进入word时,停电时正在处理的文件会马上重现在工作窗口,而且你只要按任shift敲F5,就会立刻转到文本中你正在编辑的位置。
        保留备份是许多编辑软件都有的功能。即在存盘时把上次保存的文件以.BAK作扩展名存盘。这样磁盘上保存了最近两次存盘的内容。万一其中一个受到损坏,还可以以另一个中找回输入的信息。
        除了对突发事故的处理外,word中还提供了两种防止文件被别人查看或修改的手段,即“保护口令”和“锁定文件只修改批注”。
        在很多编辑软件中都有设定口令的功能,和在WPS中就可以设置8个字符以内的口令,不知道口令的人是无法打开文件的。不过在WPS中的文件设置的令并不十分可靠,别人容易查出来。在word中口令的长度可达15个字符,且极为安全,不知道口令的人是无论如何进不去的。
        “锁定文件只修改批注”是word中一项十分有趣的功能。word对你存盘的每个文件都设有一个“摘要信息”,其中一项为当前用户,即建立文件者的姓名,如果你在存盘时指定了“锁定文件只修改批注”,那么,下次用word打开此文件时,和word用户名与文件“摘要信息”中建立文件者的名字不符,那么就只能在文件中加入批注而不能编辑正文。如果名字相符,你将可以任意改动正文,查看别人所加的批注,还可把批注插入到正文中或删去批注。如果你用word起草了一份文稿,然后把它交给别人征求意见,这时就可以使用这一功能。让别人能查看到文件的内容并附上自己的建议而不准他修改正文,对正文的改动将由你自己来完成。
        另外,在word中为了防止意外改动对文件的影响,允许以“只读”形式打开一个文件,这时你还是可以改动文件,但在存盘时,word将显示一条信息,说明文件为只读文件,然后显示“另存为”对话框。你可以用别的文件名保存这些变动,从而达到保护原文件的目的。


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